Diety dla kierowców za podróże służbowe krajowe i zagraniczne

Oceń nas:)

Diety kierowców w podróży służbowej

diety

Zgodnie z Ustawą o czasie pracy kierowców podróż służbowa to zadanie polegające na wykonaniu na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza miejscowość siedziby pracodawcy, na rzecz którego kierowca wykonuje swe obowiązki oraz wyjazdu poza miejscowość siedziby w celu wykonania przewozu drogowego. Kierowcy z tego tytułu przysługuje należność na pokrycie kosztów związanych z wykonaniem swojego zadania. Warunki wypłacania należności są określane w układach zbiorowych pracy, regulaminach pracy, regulaminach wynagrodzenia lub w umowie o pracę. Jeśli jednak pracodawca nie określi wysokości należności na pokrycie kosztów z tytułu podróży służbowych, pracownikowi przysługuje należność według Kodeksu pracy (art. 3-5 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku).

  • Wysokość diety za czas podróży krajowej zgodnie z przepisami wynosi 30 PLN za dobę. Jest ona przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje, od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – przysługuje 50% diety, ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości. Dieta nie przysługuje za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w przypadku, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że śniadanie stanowi 25% diety, obiad – 50% diety, kolacja – 25% diety.

 

Uwaga!!! Zwrot kosztów noclegu oraz ryczałt nie przysługują za czas przejazdu oraz jeśli pracodawca stwierdzi, że pracownik miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

  • Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełną dobę podróży zagranicznej do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety, ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do Rozporządzenia (Dz.U. 2013 poz. 167) i tak np. dla Francji wynosi 50 euro, dla Niemiec 49 euro, dla Hiszpanii 50 euro, dla Austrii 52 euro, Włoch 48 euro.

Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że śniadanie to 15% diety, obiad – 30% diety, kolacja – 30% diety. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety. Pracownik powinien otrzymać także zaliczkę w walucie obcej lub za zgodą w walucie polskiej na niezbędne koszty podróży. Należy dopilnować tego aby wypłacenie gotówki lub zaliczki z tytułu podróży służbowej zostało potwierdzone przez kierowcę własnoręcznym podpisem.

Ryczałt za nocleg

Oprócz tego kierowcy, któremu pracodawca nie zapewni bezpłatnego noclegu w kraju przysługuje ryczałt w wysokości 45 PLN (150 % diety). Nocleg kierowcy w kraju powinien jednak trwać 6 godzin między 21.00 – 07.00.

W podróżach zagranicznych nie określono godzin, w jakich powinien trwać nocleg podczas podróży zagranicznej. Zwrot kosztów noclegu przysługuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym w ramach limitu przewidzianego dla określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia (pracodawca w uzasadnionych przypadkach może zwrócić potwierdzone rachunkiem koszty noclegu przekraczające określone limity). W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

 

Uwaga!!! Należy pamiętać, że zgodnie z najnowszym orzecznictwem Sądu Najwyższego miejsce do spania w kabinie samochodu nie oznacza zapewnienia bezpłatnego noclegu kierowcom w transporcie międzynarodowym w rozumieniu przepisów o podróżach służbowych.

 

Rozliczenie kosztów z podróż służbową

Rozliczenie kosztów podróży służbowej powinno nastąpić w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Jednakże w branży transportowej ze względu na unijne przepisy nakazujące kierowcy zatrzymanie tarczy tachografu analogowego przez 28 dni, czas ten może ulec wydłużeniu. Rozliczenie powinno jednak nastąpić w najbliższym możliwym terminie, w którym kierowca odda kartę do tachografu cyfrowego lub wykresówki, dokumentujące przebieg podróży.

Należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju zwolnione są z podatku dochodowego od osób fizycznych.

 

Podsumowanie

Dieta za dobę podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) nie może być niższa niż ta ustanowiona w Kodeksie pracy. Pracodawcy powinni uwzględnić to w stosowanych przez siebie wewnętrznych regulaminach przedsiębiorstwa. Z kolei ryczałt za nocleg uzależniony jest od załącznika do rozporządzenia w poszczególnych państwach (średnio każdy nocleg to równowartość co najmniej 17,5 euro). Niewypłacanie kierowcom ryczałtów za nocleg może powodować dochodzenie przed sądem roszczeń pracowniczych do trzech lat wstecz.

Informacja za www.tslbiznes.pl, www.pit.pl, www.gazetaprawna.pl