Zasady udostępniania pojazdów firmowych do celów prywatnych

Zasady udostępniania pojazdów firmowych do celów prywatnych
5 (100%) 1 vote[s]

Samochód firmowy do celów prywatnych?

Udostępnianie pracownikom samochodów służbowych do celów prywatnych jest powszechnym zjawiskiem. Również w branży TSL pracodawcy pozwalają na nieodpłatne lub częściowo odpłatne wykorzystywanie pojazdów firmowych do tzw. użytku mieszanego. W tej materii niezwykle istotną kwestię stanowi określenie wartości nieodpłatnych świadczeń, a tym samym przyjęcie prawidłowej kwoty podstawy opodatkowania.

Jak przepisy regulują takie świadczenia na rzecz pracownika ze strony pracodawcy?

samochod sluzbowy do celów prywatnych

Wartość świadczeń

Użytkując udostępniony przez pracodawcę samochód służbowy do celów prywatnych pracownik osiąga przychód z tytułu stosunku pracy, a przychód ten podlega opodatkowaniu.

Zgodnie z Ustawą z 7 listopada 2014 r. o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

1) 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3;

2) 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.

W przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 wymienionych kwot ryczałtu odpowiednich dla danego pojazdu (kwota ryczałtów ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu w stosunku do faktycznej ilości dni użytkowania). Na pracodawcy spoczywa ciężar wykazania w toku postępowania podatkowego rzeczywistej liczby dni, w ciągu których pracownik wykorzystywał samochód służbowy do celów prywatnych.

Od tych kwot pracodawca potrąca i uiszcza comiesięczne zaliczki na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych. Jeżeli natomiast pracownik dokonuje płatności na rzecz pracodawcy z tytułu użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych, to nieodpłatnym świadczeniem (przychodem) pracownika jest różnica pomiędzy kwotą ryczałtu a ponoszoną odpłatnością.

Uwaga!!! Ustalanie wartości pieniężnej świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych odnosi się wyłącznie do osób będących pracownikami, a więc osób pozostających w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy. Przepisy o zryczałtowanym przychodzie z tytułu nieodpłatnego wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych nie mają zatem zastosowania do osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych lub współpracujących z przedsiębiorcą w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. W przypadku tych osób wycena świadczenia odbywa się na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy.

Wydatki finansowane przez pracodawcę

Pracodawca, który udostępnia swoim pracownikom pojazdy firmowe do celów prywatnych w czasie ich użytkowania ponosi określone koszty; w tym zakupu samochodu, rat leasingu lub czynszu najmu, ubezpieczeń, serwisowania, paliwa, często też koszty parkingów czy opłat za autostradę. Wydatki te nie mogą być jednak uznawane za świadczenia przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodów służbowych do celów prywatnych zgodnie z ustawą o PIT. Kwota ryczałtu obejmuje zatem jedynie udostępnienie samochodu, a uprawnienie pracownika np. do korzystania z paliwa zakupionego przez pracodawcę jest odrębnym świadczeniem.

Obowiązek odrębnej wyceny i opodatkowania kosztów paliwa oznacza jednak konieczność skrupulatnej weryfikacji przez pracodawców np. szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, kontroli za pomocą urządzeń GPS montowanych w samochodach itp. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera jednak żadnych wskazówek co do weryfikacji zakresu użytku prywatnego samochodów służbowych. Pracodawcy powinni pamiętać jednak o tym aby precyzyjnie uregulować zasady (zakres i sposób) wykorzystywania samochodów służbowych przez swoich pracowników. Powinien też prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu tj. spisywać stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu, liczbę przejechanych kilometrów i stan licznika na dzień zwrotu pojazdu.

Co istotne pracodawca ma prawo dokonywać odpisów amortyzacyjnych w stosunku do samochodów wykorzystywanych zarówno w działalności gospodarczej, jak i tych udostępnianych pracownikom do nieodpłatnego korzystania.

Uwaga!!! Udostępnianie pracownikowi samochodu służbowego do celów prywatnych, które stanowi nieodpłatne świadczenie usług na rzecz pracownika nie podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Udostępnienie pracownikowi pojazdu za wynagrodzeniem jest traktowane jak odpłatne świadczenie usług (jest to zatem czynność opodatkowana VAT).

Podsumowując

Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych opodatkowaniu PIT podlegają różnego rodzaju świadczenia nieodpłatne oraz świadczenia częściowo odpłatne otrzymywane od pracodawcy. Określenie wartości nieodpłatnych świadczeń z tytułu użytkowania pojazdów służbowych do celów prywatny wynika bezpośrednio z Ustawy o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej, która to wprowadziła tzw. ryczałty związane z użytkowaniem samochodów służbowych do celów prywatnych. Miesięczny ryczałt samochodowy uzależniony jest od pojemności skokowej silnika. Przepisy te obejmują jednak jedynie pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i nie dotyczą innych form zatrudnienia, takich jak np. umowy zlecenia czy kontrakty menedżerskie.

Informacja za: www.experto24.pl, www.vat.pl, www.gofin.pl, www.rp.pl, Ustawa z dnia 7 listopada 2014 r.  o ułatwieniu wykonywania działalności gospodarczej.